10. Sep 2025
Excel Vorlagen Zeiterfassung: Kostenlose & einfach zu nutzen
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Für viele Selbstständige und Kleinunternehmen ist die Excel-Vorlage zur Zeiterfassung oft der erste und pragmatischste Griff im administrativen Alltag. Warum auch nicht? Sie ist günstig, auf fast jedem Rechner vorinstalliert und die Mitarbeitenden brauchen kaum Einarbeitungszeit. Diese unkomplizierte Verfügbarkeit macht Excel schnell zum Werkzeug der Wahl.
Warum Excel für die Zeiterfassung in KMU einfach funktioniert
Gerade in der Schweiz setzen viele kleine und mittlere Unternehmen (KMU) und Selbstständige auf Excel für ihre Zeiterfassung. Der Hauptgrund ist schnell gefunden: die Vertrautheit. Fast jeder hat schon mal mit Excel gearbeitet. Das senkt den Schulungsaufwand auf ein Minimum und sorgt für eine hohe Akzeptanz im Team – niemand muss sich in ein kompliziertes, neues Tool einarbeiten.
Ein weiterer, ganz entscheidender Punkt sind die Kosten. Während spezialisierte Software-Lösungen oft mit monatlichen Lizenzgebühren zu Buche schlagen, ist Microsoft Excel in den meisten Office-Paketen bereits enthalten. Für ein Start-up oder einen kleinen Handwerksbetrieb, bei dem jeder Franken zählt, ist das ein unschlagbares Argument.
Und dann ist da noch die Flexibilität. Eine Excel-Vorlage lässt sich mit wenigen Klicks an die eigenen Bedürfnisse anpassen:
- Projekte im Blick: Fügen Sie einfach eine Spalte für Projektnummern oder Kundennamen hinzu.
- Detaillierte Nachweise: Erweitern Sie die Tabelle um ein Feld, in dem Mitarbeitende ihre Tätigkeiten kurz beschreiben können.
- Flexible Arbeitsmodelle: Mit den richtigen Formeln lassen sich auch Teilzeitpensen oder unregelmässige Arbeitszeiten problemlos abbilden.
Die Entscheidung für Excel ist oft eine bewusste Wahl für eine einfache, kontrollierbare und sofort einsetzbare Lösung, bevor man in teurere Systeme investiert.
Ein Blick auf die Realität in Schweizer KMU
Die folgende Grafik zeigt ziemlich deutlich, wie die Verteilung der Zeiterfassungsmethoden aussieht – und unterstreicht die Dominanz von Excel.
Die Zahlen sprechen für sich: Excel-Vorlagen sind mit 65 % die mit Abstand beliebteste Methode, weit vor spezialisierter Software (20 %) und den klassischen Papierlisten (15 %).
Wo Excel an seine Grenzen stösst
Trotz all der Vorteile hat die Zeiterfassung mit Excel natürlich auch ihre Tücken. Manuelle Eingaben sind fehleranfällig – ein kleiner Tippfehler kann schnell die ganze Monatsabrechnung durcheinanderbringen. Und die Zusammenarbeit in Echtzeit wird schwierig, sobald mehrere Personen gleichzeitig auf dieselbe Datei zugreifen müssen.
Aktuelle Daten bestätigen das: Viele KMU mit bis zu zehn Mitarbeitenden setzen weiterhin auf manuelle Methoden und scheuen noch die Investition in digitale Lösungen. Mehr über die Hintergründe der Arbeitszeiterfassung erfahren Sie bei Bexio.
Sobald das Team wächst oder die Projekte komplexer werden, kann der administrative Aufwand mit Excel schnell unübersichtlich werden. Dann ist es an der Zeit, über den nächsten Schritt nachzudenken.
Excel Vorlage vs. Spezialsoftware im Überblick
Um die Entscheidung zu erleichtern, habe ich die wichtigsten Punkte in einer Tabelle zusammengefasst. Hier sehen Sie auf einen Blick, welche Lösung für Ihre aktuelle Situation am besten passen könnte.
| Kriterium | Excel Vorlage | Spezialisierte Software |
|---|---|---|
| Kosten | Gering (meist schon vorhanden) | Laufende Lizenzgebühren (monatlich/jährlich) |
| Einarbeitung | Minimal, da hohe Vertrautheit | Einarbeitungszeit und Schulungsbedarf nötig |
| Flexibilität | Hoch, individuell anpassbar | Eingeschränkt auf die Funktionen des Anbieters |
| Fehleranfälligkeit | Hoch durch manuelle Eingaben | Gering durch Automatisierung und Validierung |
| Zusammenarbeit | Schwierig bei gleichzeitigem Zugriff | Optimiert für Teams, oft mit Echtzeit-Sync |
| Skalierbarkeit | Begrenzt, wird bei Wachstum schnell unübersichtlich | Sehr gut, wächst mit dem Unternehmen mit |
| Automatisierung | Begrenzt, erfordert Formel-Know-how | Umfangreiche Automatisierungen und Reportings |
Letztendlich hängt die Wahl stark von der Grösse Ihres Teams, der Komplexität Ihrer Projekte und Ihrem Budget ab. Für den Start ist Excel oft perfekt, aber mit dem Wachstum des Unternehmens steigen auch die Anforderungen – und dann kann eine Spezialsoftware viel Zeit und Nerven sparen.
Die richtige Struktur für Ihre Zeiterfassungsvorlage
Eine gute Excel-Vorlage für die Zeiterfassung steht und fällt mit einer klaren und logischen Struktur. Das Ziel ist ja, die tägliche Eingabe so einfach und fehlerfrei wie möglich zu machen – auch für Teammitglieder, die nicht jeden Tag mit Excel hantieren. Die Basis für alles Weitere ist ein clever durchdachter Aufbau der Spalten.
Fangen wir mit dem an, was absolut unverzichtbar ist. Jede Zeile in Ihrer Tabelle sollte einen einzelnen Arbeitstag abbilden. So sehen Sie die wichtigsten Informationen auf einen Blick. Ohne diese grundlegende Ordnung werden spätere Berechnungen ungenau oder schlicht unmöglich.
Das grundlegende Spalten-Layout
Für eine solide und funktionale Vorlage sollten Sie mindestens die folgenden Spalten anlegen. Sie sind das Fundament für alle Berechnungen und Auswertungen, die noch kommen.
- Datum: Das A und O jeder Erfassung. Ganz wichtig: Formatieren Sie diese Spalte als Datumsfeld (zum Beispiel TT.MM.JJJJ), sonst gibt es später beim Sortieren und Filtern nur Ärger.
- Mitarbeitername: Unverzichtbar, sobald die Vorlage von mehr als einer Person genutzt wird.
- Arbeitsbeginn: Der genaue Zeitpunkt, an dem die Arbeit aufgenommen wurde.
- Pausenbeginn: Wann die Mittagspause oder andere grössere Unterbrechungen anfangen.
- Pausenende: Der Zeitpunkt, an dem es nach der Pause weitergeht.
- Arbeitsende: Das Ende des Arbeitstages.
Diese sechs Spalten sind das absolute Minimum. Damit können Sie die reine Arbeitszeit präzise berechnen, indem die Pausendauer korrekt von der gesamten Anwesenheit abgezogen wird.
Ein typischer Fehler, der immer wieder passiert, ist die falsche Zellformatierung. Sorgen Sie dafür, dass alle Spalten für Zeitangaben (Beginn, Ende, Pause) als "Uhrzeit" (z. B. HH:MM) formatiert sind. Ansonsten kann Excel nicht richtig damit rechnen und Ihre Formeln liefern falsche Ergebnisse.
Sinnvolle Erweiterungen für mehr Detailtiefe
Sobald das Grundgerüst steht, können Sie die Vorlage an die spezifischen Bedürfnisse Ihres Betriebs anpassen. Zusätzliche Spalten sind Gold wert, um Projekte nachzuverfolgen, die Produktivität zu analysieren oder die Abrechnung für Kunden vorzubereiten.
Überlegen Sie sich, welche der folgenden Informationen für Sie und Ihr Team wirklich relevant sind:
- Projektnummer oder Kundenname: Ordnen Sie die Arbeitszeit direkt einem bestimmten Projekt oder Kunden zu. Das ist entscheidend für eine genaue Projektabrechnung und die Nachkalkulation.
- Tätigkeitsbeschreibung: Eine kurze Notiz, woran gerade gearbeitet wurde (z.B. "Montage bei Kunde Meier" oder "Angebotserstellung für Projekt X"). Das schafft Transparenz und dient als handfester Leistungsnachweis.
- Pausendauer (berechnet): Anstatt Beginn und Ende der Pause zu erfassen, kann man auch einfach die Gesamtdauer in Minuten eintragen. Das geht oft schneller und ist weniger anfällig für Tippfehler.
- Gesamtarbeitszeit (berechnet): In diese Spalte kommt später die Formel, die automatisch die tägliche Arbeitszeit aus den eingetragenen Werten kalkuliert.
Mit diesen Erweiterungen machen Sie aus einer simplen Anwesenheitsliste ein wertvolles Werkzeug für die Projektsteuerung. Eine gut strukturierte Vorlage sorgt nicht nur für korrekte Daten, sondern spart am Ende auch wertvolle administrative Zeit bei der Auswertung und der Lohnabrechnung.
Arbeitszeiten mit Formeln automatisch berechnen
Jetzt kommt der spannende Teil: Wir hauchen Ihrer Excel-Vorlage Leben ein. Anstatt jeden Abend alles mühsam von Hand zusammenzurechnen, lassen wir Excel die Arbeit für uns erledigen. Mit den richtigen Formeln wird aus einer simplen Tabelle ein dynamisches Werkzeug, das nicht nur Fehlerquellen ausmerzt, sondern Ihnen auch kostbare Zeit schenkt.
Diese Automatisierung ist mehr als nur eine nette Bequemlichkeit. In der Schweiz ist die Arbeitszeiterfassung schliesslich gesetzlich vorgeschrieben, und manuelle Berechnungen sind eine notorische Fehlerquelle. Falsche Kalkulationen führen schnell zu Nachteilen – sei es für den Arbeitnehmer oder den Arbeitgeber, gerade bei den flexiblen Pensen, die im Schweizer Arbeitsrecht so üblich sind.
Die tägliche Arbeitszeit korrekt ermitteln
Die wichtigste Berechnung ist die Nettoarbeitszeit pro Tag. Dafür braucht es eine einfache, aber sehr wirkungsvolle Formel, die von der gesamten Anwesenheitszeit die Pause abzieht.
Stellen wir uns vor, Ihre Spalten sehen so aus:
- C2: Arbeitsbeginn (z.B. 08:00)
- D2: Arbeitsende (z.B. 17:30)
- E2: Pausendauer in Minuten (z.B. 60)
Die Formel für die tägliche Arbeitszeit, die Sie in Spalte F2 eintragen, lautet dann:
=(D2-C2)-(E2/1440)
Warum 1440? Excel rechnet intern mit Tagen, wobei ein ganzer Tag den Wert 1 hat. Um die Pausenminuten korrekt abzuziehen, müssen wir sie durch die Gesamtzahl der Minuten eines Tages teilen (24 Stunden * 60 Minuten).
Profi-Tipp: Formatieren Sie die Ergebniszelle (F2) unbedingt als [hh]:mm. Die eckigen Klammern um hh sind entscheidend. Sie sorgen dafür, dass auch Zeitdauern über 24 Stunden korrekt angezeigt werden, was für Wochen- oder Monatssummen unerlässlich ist.
Summen und Saldi dynamisch berechnen
Sobald die täglichen Stunden automatisch kalkuliert werden, sind die Gesamtsummen ein Kinderspiel. Mit der SUMME-Funktion addieren Sie einfach die täglichen Arbeitszeiten und erhalten so im Handumdrehen eine Wochen- oder Monatssumme.
Die wahre Stärke Ihrer Vorlage zeigt sich aber erst bei der Berechnung von Über- und Minusstunden. Hierfür benötigen Sie eine Spalte für das vertraglich vereinbarte Tagessoll – beispielsweise 8 Stunden und 24 Minuten bei einer 42-Stunden-Woche.
Angenommen:
- F2: Ihre bereits berechnete Ist-Arbeitszeit des Tages
- G2: Ihr vertragliches Tagessoll (z.B. 08:24)
Die Formel für den Tagessaldo in Spalte H2 ist dann denkbar einfach:
=F2-G2
Ein häufiges Problem taucht hier auf: Excel zeigt standardmässig keine negativen Zeitwerte an. Entstehen Minusstunden, sehen Sie nur eine frustrierende Reihe von Rauten (#######). Die Lösung dafür liegt in den Excel-Optionen: Aktivieren Sie dort die "1904-Datumsformate", und schon werden auch negative Zeiten korrekt dargestellt.
Visuelles Feedback mit bedingter Formatierung
Damit Sie auf einen Blick erkennen, ob Überstunden geleistet wurden oder ein Zeitdefizit besteht, ist die bedingte Formatierung Gold wert. Mit ihr können Sie Zellen ganz automatisch farblich hervorheben.
- Markieren Sie einfach die Spalte mit dem Tagessaldo.
- Erstellen Sie eine neue Regel: Wenn der Zellwert grösser als 0 ist, färben Sie den Hintergrund grün
- Fügen Sie eine zweite Regel hinzu: Wenn der Zellwert kleiner als 0 ist, färben Sie den Hintergrund rot
So sehen Sie und Ihre Mitarbeitenden sofort, wo sie stehen, ohne sich durch Zahlenkolonnen kämpfen zu müssen. Solche visuellen Hilfsmittel machen Ihre Excel-Vorlage deutlich benutzerfreundlicher. Wenn die Anforderungen an die Rapportierung komplexer werden, lohnt sich oft ein Blick auf die Grundfunktionen digitaler Rapport-Apps, die solche Auswertungen bereits fixfertig integriert haben.
Mehr Kontrolle durch erweiterte Excel-Funktionen
Wenn die grundlegenden Formeln für die Zeitberechnung einmal stehen, können wir Ihrer Excel Vorlage für Zeiterfassung den nächsten Schliff geben. Jetzt geht es darum, die manuellen Eingaben auf ein Minimum zu reduzieren und gleichzeitig die Qualität Ihrer Daten massiv zu verbessern. So machen wir aus einer einfachen Liste ein richtig smartes Werkzeug.
Ein kleiner, aber extrem wirkungsvoller Trick sind Dropdown-Listen. Anstatt dass jeder Mitarbeitende Projekte, Kunden oder Tätigkeiten von Hand eintippt, wählt man sie einfach aus einer Liste aus. Das ist nicht nur schneller, sondern verhindert auch ärgerliche Tippfehler und sorgt für eine saubere, einheitliche Datenbasis. Und genau die ist das A und O für jede verlässliche Auswertung.
Eingaben standardisieren mit Dropdown-Listen
Das einzurichten ist viel unkomplizierter, als es vielleicht klingt. Legen Sie einfach in einem separaten Tabellenblatt (nennen wir es mal «Stammdaten») eine simple Liste mit all Ihren Projekten oder sich wiederholenden Tätigkeiten an.
Danach markieren Sie in Ihrer Zeiterfassungsvorlage die Zelle, in der die Auswahl erscheinen soll. Dann gehen Sie im Menü über den Reiter «Daten» zur «Datenüberprüfung». Dort wählen Sie als Kriterium «Liste» und geben als Quelle den Bereich an, in dem Ihre Projektliste steht. Fertig. Das Resultat ist eine saubere, konsistente Datenerfassung, die Ihnen später bei der Auswertung viel Kopfzerbrechen erspart.
Visuelle Auswertungen mit Pivot-Tabellen erstellen
Der wahre Schatz Ihrer gesammelten Daten offenbart sich aber erst, wenn Sie ihn visualisieren. Anstatt sich durch endlose Zeilen zu kämpfen, können Sie mit Pivot-Tabellen Ihre Arbeitszeiten mit wenigen Klicks auf den Punkt bringen.
Damit beantworten Sie blitzschnell Fragen wie:
- Wie viele Stunden wurden diesen Monat auf Projekt X gebucht?
- Welcher Mitarbeiter hat die meisten Überstunden angesammelt?
- Welche Tätigkeiten fressen eigentlich die meiste Zeit?
Markieren Sie einfach Ihren gesamten Datenbereich und fügen Sie eine Pivot-Tabelle in einem neuen Blatt ein. Per Drag-and-drop ziehen Sie dann die gewünschten Felder (zum Beispiel «Projekt» und «Arbeitszeit») in die Zeilen- und Wertebereiche. Wenn Sie das Ganze noch mit einem Pivot-Diagramm ergänzen, haben Sie schon ein kleines Dashboard, das Ihnen auf einen Blick wertvolle Einblicke liefert.
Obwohl diese Funktionen die Kontrolle in Excel spürbar verbessern, bleibt eine systemische Schwäche: die Fehleranfälligkeit. Eine Schweizer Marktstudie zeigt, dass über 70 % der Unternehmen, die auf Excel setzen, mit ungenauen Daten und den daraus resultierenden Konflikten zu kämpfen haben.
Abwesenheiten im Jahreskalender verwalten
Eine wirklich umfassende Zeiterfassung schaut nicht nur auf die produktiven Stunden, sondern auch auf Abwesenheiten. Integrieren Sie einen simplen Jahreskalender in Ihre Vorlage, um Ferien, Krankheitstage oder Weiterbildungen zu planen und festzuhalten.
Das schafft sofort mehr Transparenz über die verfügbaren Ressourcen und ist eine riesige Hilfe bei der Projektplanung. Für eine wirklich detaillierte Einsatzplanung stossen Excel-Tabellen aber schnell an ihre Grenzen. Hier können spezialisierte digitale Werkzeuge für die Planung und Disposition von Personal und Ressourcen für einen echten Effizienzschub sorgen.
Mit diesen erweiterten Funktionen wird Ihre Excel-Vorlage zu einem deutlich schlagkräftigeren Werkzeug. Sie standardisieren Eingaben, schaffen aussagekräftige visuelle Berichte und behalten einen viel besseren Überblick über die Verfügbarkeit Ihres Teams.
Die Tücken im Arbeitsalltag meistern: So nutzen Sie die Vorlage im Team
Eine blitzsaubere Excel-Vorlage für die Zeiterfassung zu bauen, ist die eine Sache. Die eigentliche Herausforderung beginnt, wenn das ganze Team täglich damit arbeiten soll. Genau hier lauern die typischen Fallstricke, die eine an sich gute Idee schnell in ein administratives Durcheinander verwandeln können.
Aus meiner Erfahrung kann ich sagen: Die grössten Probleme entstehen bei der Dateneingabe.
Ein Klassiker sind falsch formatierte Zellen. Gibt jemand die Uhrzeit als «17.30» statt «17:30» ein, bricht sofort die ganze automatische Berechnung zusammen. Genauso heikel ist die Erfassung von Nachtarbeit: Endet eine Schicht um 02:00 Uhr, muss die Formel das als den nächsten Tag interpretieren, sonst spuckt Excel plötzlich negative Zeitwerte aus.
Wichtige Formeln mit dem Blattschutz sichern
Damit Ihre mühsam erstellten Formeln nicht aus Versehen von einem Kollegen überschrieben oder gelöscht werden, ist der Blattschutz von Excel Gold wert. Damit können Sie gezielt nur die Zellen sperren, die Berechnungen enthalten, während die eigentlichen Eingabefelder für alle frei zugänglich bleiben.
Und so einfach geht's:
1. Markieren Sie zuerst alle Zellen, in die Ihr Team Daten eintragen soll (also z. B. Arbeitsbeginn, Pausendauer etc.).
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Auswahl und gehen Sie auf «Zellen formatieren».
3. Im Reiter «Schutz» entfernen Sie das kleine Häkchen bei «Gesperrt».
4. Danach klicken Sie im Menüband auf «Überprüfen» und dann auf «Blatt schützen».
Ab sofort können Ihre Mitarbeitenden nur noch in den von Ihnen freigegebenen Zellen etwas ändern. Alle wichtigen Formeln im Hintergrund sind sicher vor ungewollten Anpassungen.
Der Schlüssel für eine erfolgreiche Einführung im Team liegt in glasklaren Regeln und einer Vorlage, die so wenig Interpretationsspielraum wie möglich lässt. Jeder muss auf den ersten Blick wissen, wie die Daten einzutragen sind.
Die Vorlage erfolgreich im Team einführen
Eine neue Vorlage ins Team zu werfen, ohne eine klare Einweisung, ist praktisch eine Garantie für Chaos. Nehmen Sie sich daher unbedingt die Zeit für eine kurze Schulung. Zeigen Sie allen, wo und wie die Zeiten erfasst werden sollen, und erklären Sie, warum eine einheitliche Erfassung für alle so wichtig ist.
Eine simple Checkliste oder ein kurzes Merkblatt mit den wichtigsten Regeln wirkt oft Wunder:
- Einheitliches Zeitformat: Immer HH:MM verwenden (z. B. 08:00, nicht 8 Uhr oder 8.00).
- Pausenregelung: Klären Sie, ob die genauen Pausenzeiten oder nur die Gesamtdauer in Minuten erfasst wird.
- Projektnamen: Um Tippfehler zu vermeiden und die Zuordnung zu standardisieren, sind Dropdown-Listen die beste Lösung.
Eine klare Kommunikation von Anfang an beugt den meisten Fehlern vor und sorgt dafür, dass die gesammelten Daten am Ende auch wirklich verlässlich und für alle auswertbar sind. Sollten dennoch mal komplexere technische Fragen auftauchen, die über die Standardfunktionen von Excel hinausgehen, kann der Support von spezialisierten Anbietern oft weiterhelfen, da dort ähnliche Problemstellungen aus der Praxis bestens bekannt sind.
Typische Fragen aus der Praxis zur Excel-Zeiterfassung
Auch die beste Anleitung kann nicht jede Frage vorwegnehmen. Im Laufe der Zeit tauchen bei der Arbeit mit Excel-Vorlagen immer wieder dieselben Stolpersteine auf. Hier haben wir die häufigsten Unklarheiten für Sie zusammengefasst, damit Sie gar nicht erst ins Straucheln geraten.
Wie gehe ich mit Arbeitszeiten um, die über Mitternacht dauern?
Das ist der Klassiker, gerade bei Nachtschichten. Stellen Sie sich vor, eine Schicht beginnt um 22:00 Uhr und endet um 06:00 Uhr am nächsten Tag. Eine simple Rechnung wie 06:00 - 22:00 führt ins Leere, weil das Ergebnis negativ wäre und Excel damit nichts anfangen kann.
Die Lösung ist zum Glück recht einfach: eine WENN-Formel. Sie prüft, ob die Endzeit kleiner ist als die Startzeit. Trifft das zu, wie bei einer Nachtschicht, rechnet sie die Zeit bis Mitternacht und die Zeit nach Mitternacht einfach zusammen.
So könnte die Formel aussehen:
=WENN(Endzeit < Startzeit; (1-Startzeit) + Endzeit; Endzeit - Startzeit)
Damit werden auch Schichten, die den Tageswechsel überspannen, sauber und ohne Fehlermeldung erfasst.
Lassen sich die gesetzlichen Pausenregelungen automatisieren?
Ja, auch das ist ein häufiger Wunsch und mit einer geschachtelten WENN-Funktion gut umsetzbar. In der Schweiz sind die Pausenregelungen im Arbeitsgesetz (ArG) klar definiert und müssen eingehalten werden.
Sie können Ihre Vorlage so aufbauen, dass eine Formel die tägliche Gesamtarbeitszeit prüft. Wird eine bestimmte Stundenzahl überschritten, zieht die Formel automatisch die gesetzlich vorgeschriebene Mindestpause ab – natürlich nur, falls manuell keine oder eine zu kurze Pause eingetragen wurde.
Eine solche Automatisierung ist Gold wert. Sie hilft nicht nur, das Arbeitsgesetz einzuhalten, sondern verringert auch das Risiko von Flüchtigkeitsfehlern, die bei der manuellen Eingabe schnell passieren.
Wie kann ich meine Excel-Vorlage vor Fehleingaben schützen?
Der wirksamste Schutz ist immer eine Kombination aus zwei Dingen: der Datenüberprüfung und dem Blattschutz. Mit der Datenüberprüfung (im Reiter "Daten" zu finden) legen Sie ganz genau fest, was in eine Zelle eingetragen werden darf und was nicht.
Das eröffnet einige praktische Möglichkeiten:
- Dropdown-Listen: Anstatt Projektnamen oder Tätigkeiten frei tippen zu lassen, geben Sie eine feste Auswahl vor. Das verhindert Tippfehler und sorgt für eine saubere Datengrundlage.
- Zeitformat erzwingen: Sorgen Sie dafür, dass Zeiten immer im korrekten Format HH:MM eingegeben werden müssen.
- Zahlenbereiche festlegen: Beschränken Sie die Eingabe von Pausenminuten auf einen sinnvollen Bereich, zum Beispiel zwischen 0 und 120.
Wenn das alles eingerichtet ist, sichern Sie die Zellen, die Ihre Formeln enthalten, mit dem Blattschutz. So können Ihre Mitarbeitenden nur noch die dafür vorgesehenen Felder ausfüllen, während die ganze Berechnungslogik im Hintergrund sicher und unangetastet bleibt.
Ist eine Zeiterfassung in Excel überhaupt revisionssicher?
Hier muss man ganz klar sagen: Nein, eine normale Excel-Datei ist nicht revisionssicher. Das ist ein entscheidender Punkt, den viele unterschätzen. Jeder Eintrag kann nachträglich geändert werden, ohne dass dies irgendwo protokolliert wird. Das kann bei Prüfungen durch Behörden oder im Falle rechtlicher Auseinandersetzungen zu einem echten Problem werden.
Professionelle Softwarelösungen für die Zeiterfassung protokollieren hingegen jede einzelne Änderung lückenlos. Gerade für Branchen mit strengen Dokumentationspflichten oder für wachsende Unternehmen ist der Wechsel zu einem solchen System früher oder später unumgänglich, um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein. Excel bleibt hier eine gute, pragmatische Lösung für den Anfang, stösst aber an klare Grenzen.